Het bericht hieronder is van ruim een jaar (maart 2012) geleden (maart 2012), ik zet het nu doelbewust bovenaan. Het illustreert ten dele welke moeilijkheden we tegenkwamen bij het enthousiasmeren van docenten om mee te doen.
Afgelopen dinsdag is tijdens het Intergraal Onderwijsoverleg, het vierjaarlijks overleg tussen Onderwijsmanagers, Directeuren Onderwijs en het CvB, aan de Onderwijsmanagers gevraagd om tips om het proces rondom het creëren van de taakgroepwebsites mee vlot te trekken.
We hebben de tips omgezet in acties en aan de acties termijnen gekoppeld. In het document kun je precies lezen wat we gaan doen. Achter elk nummer vind je dik gedrukt wat er letterlijk is opgeschreven tijdens de bijeenkomst en vervolgens cursief onze interpretatie.
Een aantal tips is aan de Onderwijsmanagers zelf gericht. We laten de uitwerking daarvan vanzelfsprekend aan hen over.
1. praktische voorbeelden voor de taakgroep: Zet op alle taakgroepwebsites voorbeelden van berichten waardoor het voor de docenten duidelijker wordt wat de bedoeling is.
actie: we kopieren alle relevante interviews van hetleidsonderwijsmodel.rocleiden.nl naar de desbetreffende taakgroepwebsites en voorzien ze van concrete vragen aan het team. De antwoorden op de vragen worden samen met ondersteuners op de website gezet.
termijn:
alle berichten zijn vóór 13/4/ gekopieerd
alle berichten zijn vóór 20/4 van vragen voorzien
vanaf 16/4 worden de antwoorden in de vorm van nieuwe berichten op de taakgroepwebsite geplaatst waarbij we onze aandacht over alle taakgroepen gelijk verdelen.
beoogd effect: De docenten zullen met de praktische voorbeelden voor ogen gemakkelijk bijdragen leveren aan de taakgroep website.
2. tools: Los de technische problemen op die het gemakkelijk gebruik van de taakgroepwebsites hinderen.
actie: De standaardbrowser op de laptops, InternetExplorer, levert bij het werken met de taakgroepwebsites en de TOOLKIT Onderwijs nog steeds problemen, al wordt er hard aan verbeteringen gewerkt. Firefox en Chrome werken probleemloos. We gaan de Kwartiermaker Diensten vragen om totdat de problemen rondom InternetEplorer zijn opgelost af te stappen van “Microsoft Tenzij” en het gebruik van de twee andere browsers te faciliteren.
termijn: Een verzoek om een afspraak op korte termijn is verstuurd.
beoogd effect: De drempel die docenten over moeten om bij te kunnen dragen aan de taakgroepwebsite wordt niet langer veroorzaakt door technische problemen veroorzaakt door het gebruik van Internet Explorer.
3. “kleinere” vragen stellen: Maak het voor de docenten makkelijker om bijdragen te leveren door per bijdrage minder inhoud te verlangen.
actie: De vragen die aan gekopieerde berichten hangen, zullen we zo ‘klein’ mogelijk maken. Ook in de contacten met docenten zal deze tip steeds ter harte genomen worden.
termijn: We gaan er meteen mee aan de slag
beoogd effect: Docenten zijn sneller geneigd en in staat om bijdragen te leveren vanuit het besef dat elke bijdrage, hoe klein ook, bijdraagt aan de website.
4. rondlopen + motiveren van docenten (ongevraagd), meer contact: zorg ervoor dat er geregeld, ook buiten de georganiseerde bijeenkomsten, op de werkvloer contact is met docenten ook ter motivatie. Neem daartoe ook zelf het initiatief.
actie: We gaan bij elke onderwijsmanager voor elke taakgroep na welke dagdelen in de week het meest geschikt zijn voor contact zoals dat hierboven beschreven is. Zo willen we komen tot een maandindeling waarin terug te vinden is waar we wanneer te verwachten zijn. Daarnaast willen we in overleg met de onderwijsmanagers een spreekdagdeel instellen per locatie zodat we voor de docenten op vaste momenten op een vaste plek te vinden zijn.
termijn: Na het paasweekend zoeken we contact met de onderwijsmanagers. Op vrijdag 20 april stellen we, voor de periode tot aan de zomervakantie, de maandindeling vast.
beoogd effect: De intensiteit van de contacten met de docenten wordt verhoogd. De vindbaarheid van de ondersteuners wordt vergroot. Het werken aan de taakgroep website krijgt het karakter van een doorlopend proces.
5. minder frontale presentaties: tijdens de bijeenkomsten zal meer gelegenheid worden gecreëerd voor interactie en het generen van bijdragen of ideeën voor bijdragen.
actie: We zullen ons werkvormenrepertoire uitbreiden om zodoende ter plekke beter te kunnen inspelen op verschillende settings binnen verschillende groepsgrootten.
(De startbijeenkomst bestaat voor een deel uit instructie. Technische problemen voortkomend uit het gebruik van InternetExplorer kosten vaak veel tijd om te omzeilen. Dat is de reden dat we vragen de startbijeenkomst qua tijd ruim in te plannen zodat we altijd interactief kunnen eindigen. Zie de startbijeenkomst.)
termijn: Vanaf de eerstvolgende bijeenkomst - 17 april, Juridisch en Economie - kunnen we de nieuwe werkvormen inzetten.
beoogd effect: Een grotere opbrengst aan bijdragen en een beter gedeeld begrip van het belang van het werk aan de website.
6. blijf na presentaties + haal op / help:
actie: Bij het maken van afspraken met de onderwijsmanagers over de bijeenkomsten zullen we rekening houden met het inruimen van tijd om hulp te kunnen verlenen bij maken van bijdragen.
termijn: Vanaf de eerstvolgende bijeenkomst - 17 april, Juridisch en Ecomonie - willen we daar rekening mee houden
beoogd effect: Een grotere opbrengst en meer zelfvertrouwen bij de docenten in het plaatsen van bijdragen.
7. kleine succesjes LOM erkennen en delen:
actie: Aandacht besteden aan bijdragen op de taakgroepwebsite tijdens de bijeenkomsten en in het proceslogboek. Meer motiverende commentaren op de berichten op taakgroepwebsites leveren. De docenten wijzen op de mogelijkheid om elkaars bijdragen te becommentariëren. Verder zullen we volgende week de wachtwoorden van de taakgroepwebsites bekend maken opdat succes ook over de grenzen van de taakgroepen gedeeld kan worden.
Mooie bijdragen op taakgroepwebsites kopieren naar de website hetleidsonderwijsmodel.rocleiden.nl.
termijn: Gaan we meteen doen
beoogd effect: Meer gevoelde waardering voor het geleverde werk, zowel van ons als van collega’s. Meer plezier in het plaatsen van bijdragen.
8. Manager Onderwijs: Beroepstrots ondersteunen:
actie: jullie tekst
termijn: jullie tekst
beoogd effect: jullie tekst
9. help op bijvoorbeeld de websites: Een aantal van de tips die voor de ondersteuners bedoeld zijn, zijn wellicht ook door de onderwijsmanagers op te pakken.
actie: jullie tekst
termijn: jullie tekst
beoogd resultaat: jullie tekst
10. blijf niet in je kantoor zitten
actie: zie punt 4
termijn: idem
beoogd resultaat: idem
11. in gesprek met BB - MT CS + ziekte Onderwijs Manager: Maak een afspraak met directeur Onderwijs CS om over de situatie bij CS te overleggen.
actie: Een verzoek om een afspraak op korte termijn is verstuurd.
termijn: per direct
beoogd resultaat: helderheid verkrijgen en verschaffen over de ontstane situatie bij de taakgroepen van CS als gevolg van wisselingen en ziekte.
12. ondersteuning door Media studenten: Maak gebruik van de expertise van studenten Media en Ontwerp bij het verbeelden van onderwijsactiviteiten.
actie: We gaan in beeld brengen, dmv tags, voor welke bijdragen de inzet van studenten Media en Ontwerp mogelijkheden biedt. We gaan in gesprek met de onderwijsmanager van Media en Ontwerp om te zien wat de mogelijkheden zijn voor ondersteuning zijn.
termijn: Het taggen start meteen na het Paasweekend. Zodra de onderwijsmanager Media en Ontwerp terug is, maken we een afspraak.
beoogd resultaat: Op elke taakgroepwebsite staat kwalitatief hoogstaand beeldmateriaal van onderwijsactiviteiten.
13. Onderwijs Managers: belast de onderwijsondersteuners niet buiten hun gebied, help ze bij hun rol
actie: jullie tekst
termijn: jullie tekst
beoogd resultaat: jullie tekst
(nu,16 juli 2013, geen idee meer waar dit op sloeg)
14. gedraag je als een PR - man: Draag in daad en praat steeds de onderwijsvisie uit
15. maak toegankelijkheid van de website via portaal eenvoudiger:
actie: We gaan een organogram maken van alle websites die rondom dit traject gebouwd zijn. Dat organogram komt op het portaal te staan.
termijn: Vóór 25 april wordt het organogram aangeboden om op het portaal te worden gepubliceerd.
beoogd resultaat: De websites zijn gemakkelijker te vinden waardoor ook de bezoekersaantallen zullen toenemen.
16. Onderwijsmanager: Formuleer de ‘opdracht’ / DOEL met / rondom TROTS. De website is van de taakgroep.
actie: jullie tekst
termijn: jullie tekst
beoogd resultaat: jullie tekst
17. Stokje doorgeven: Vraag iemand een bijdrage te plaatsen en vraag vervolgens het verzoek om een bijdrage te plaatsen door te geven aan een collega.
actie: We vragen aan elke onderwijsmanager om binnen één week als eerste op de eigen taakgroepwebsite een bijdrage te plaatsen. Vervolgens vragen we de onderwijsmanager aan twee collega’s hetzelfde te vragen. Die twee collega’s zetten binnen één week elk één nieuw bericht op de website en vragen elk twee collega’s het zelfde te doen. Enzovoort. Zodra iedereen een keer geweest is, of zodra het stokt, begint de onderwijsmanager weer als eerste.
termijn: Het verzoek doen we bij dezen aan de onderwijsmanagers.
beoogd resultaat:
Een snel groeiende verzameling bijdragen.