de taakgroepmatrix

(dec 2011) Verder met onze Onderwijsvisie en het Leids Onderwijsmodel

Tijdens de eerste onderwijsconferentie van ROC Leiden is het Leids Onderwijsmodel gepresenteerd. In het hart van het Leids Onderwijsmodel vind je onze onderwijsvisie. De onderwijsvisie wordt gesymboliseerd door een tetraeder. Iedere bezoeker van de onderwijsconferentie heeft een kleine tetraeder gehad, een dobbelsteen met vier hoekpunten. Elke hoekpunt verbeeldt een van de vier pijlers van onze onderwijsvisie: maatwerk, samen leren, onderwijs vanuit de beroepspraktijk en werkplekleren. 

Aan het begin van dit studiejaar (2011/2012) is aan iedereen de TOOLKIT Onderwijs uitgereikt. In de TOOLKIT vind je een uitvouwblad met vragen die bij het Leids Onderwijsmodel passen. Dat uitvouwblad noemen we de Matrix. Met de Matrix kan iedere docent nagaan in hoeverre de eigen onderwijspraktijk al volgens de Onderwijsvisie wordt vormgegeven. 

De afgelopen maanden hebben we op de site hetleidsonderwijsmodel.rocleiden.nl beelden verzameld van de huidige onderwijspraktijk, in de vorm van 1-minuut interviews, waarin telkens één van de pijlers door de geïnterviewde student, docent, onderwijsmanager of medewerker wordt belicht. De beelden samen leveren nu al een hele mooie doorkijk van ons ROC. We gaan met het verzamelen van 1-minuut interviews in ieder geval door tot aan de komende onderwijsconferentie. 

Alle beelden op de website worden niet alleen gekoppeld aan ‘de dobbelsteen’ maar ook aan de Matrix. Als je op een van de vragen in de Matrix klikt, krijg je de bij die vraag passende antwoorden die inmiddels gegeven zijn. De Matrix maakt het zo mogelijk om nader in te zoomen in het onderwijs dat op ROC Leiden wordt verzorgd en de sterke kanten van ons onderwijs te zien maar ook de lacunes.

De taakgroepwebsite en de taakgroepmatrix

Naast het verzamelen van beelden uit de volle breedte van het ROC, gaan we samen met de taakgroepen starten met het verzamelen van taakgroep specifieke beelden en het koppelen van die beelden van de Taakgroepmatrix. Met de matrix kan de taakgroep concreet laten zien, hoe en in hoeverre het onderwijs wordt vormgegeven zoals dat vanuit de Onderwijsvisie, binnen de kaders van het Leids Onderwijsmodel, bedoeld is. 

De gevulde Matrix is te zien als het ontwikkelingsportfolio van de taakgroep. Zolang de onderwijs van de taakgroep zich richting de onderwijsvisie ontwikkelt, zal het aanvullen doorgaan.

Bij het aanvullen van de matrix en het werken richting onderwijsvisie kunnen de taakgroepen en de onderwijsmanagers rekenen op ondersteuning. Michel Jehee, Janine Warmerdam en Herman Post zijn aangewezen als primaire ondersteuners. Michel Jehee en Janine Warmerdam vallen daarbij onder de verantwoordelijkheid van de directeuren onderwijs Jan Berkhout en Hugo Snabilie en Herman Post valt onder de verantwoordelijkheid van het CvB. 

Tijdens de onderwijsconferentie zullen de ROC-brede website en de in aanbouw zijnde matrices en websites van de taakgroepen uitgebreid voor het voetlicht komen. 

Vervolg

Voor het eind van dit studiejaar zullen de matrices van de taakgroepen zo goed gevuld zijn dat het vervolgtraject voor en door elk team expliciet gemaakt kan worden. 

Het bericht hieronder is van ruim een jaar (maart 2012) geleden (maart 2012), ik zet het nu doelbewust bovenaan. Het illustreert ten dele welke moeilijkheden we tegenkwamen bij het enthousiasmeren van docenten om mee te doen. 

Afgelopen dinsdag is tijdens het Intergraal Onderwijsoverleg, het vierjaarlijks overleg tussen Onderwijsmanagers, Directeuren Onderwijs en het CvB, aan de Onderwijsmanagers gevraagd om tips om het proces rondom het creëren van de taakgroepwebsites mee vlot te trekken. 

We hebben de tips omgezet in acties en aan de acties termijnen gekoppeld. In het document kun je precies lezen wat we gaan doen. Achter elk nummer vind je dik gedrukt wat er letterlijk is opgeschreven tijdens de bijeenkomst en vervolgens cursief onze interpretatie. 

Een aantal tips is aan de Onderwijsmanagers zelf gericht. We laten de uitwerking daarvan vanzelfsprekend aan hen over.

1. praktische voorbeelden voor de taakgroep: Zet op alle taakgroepwebsites voorbeelden van berichten waardoor het voor de docenten duidelijker wordt wat de bedoeling is.

actie: we kopieren alle relevante interviews van hetleidsonderwijsmodel.rocleiden.nl naar de desbetreffende taakgroepwebsites en voorzien ze van concrete vragen aan het team. De antwoorden op de vragen worden samen met ondersteuners op de website gezet.

termijn: 

alle berichten zijn vóór 13/4/ gekopieerd

alle berichten zijn vóór 20/4 van vragen voorzien

vanaf 16/4 worden de antwoorden in de vorm van nieuwe berichten op de taakgroepwebsite geplaatst waarbij we onze aandacht over alle taakgroepen gelijk verdelen.

beoogd effect: De docenten zullen met de praktische voorbeelden voor ogen gemakkelijk bijdragen leveren aan de taakgroep website.

2. tools: Los de technische problemen op die het gemakkelijk gebruik van de taakgroepwebsites hinderen.

actie: De standaardbrowser op de laptops, InternetExplorer, levert bij het werken met de taakgroepwebsites en de TOOLKIT Onderwijs nog steeds problemen, al wordt er hard aan verbeteringen gewerkt. Firefox en Chrome werken probleemloos. We gaan de Kwartiermaker Diensten vragen om totdat de problemen rondom InternetEplorer zijn opgelost af te stappen van “Microsoft Tenzij” en het gebruik van de twee andere browsers te faciliteren.

termijn: Een verzoek om een afspraak op korte termijn is verstuurd. 

beoogd effect: De drempel die docenten over moeten om bij te kunnen dragen aan de taakgroepwebsite wordt niet langer veroorzaakt door technische problemen veroorzaakt door het gebruik van Internet Explorer.

3. “kleinere” vragen stellen: Maak het voor de docenten makkelijker om bijdragen te leveren door per bijdrage minder inhoud te verlangen.

actie: De vragen die aan gekopieerde berichten hangen, zullen we zo ‘klein’ mogelijk maken. Ook in de contacten met docenten zal deze tip steeds ter harte genomen worden.

termijn: We gaan er meteen mee aan de slag

beoogd effect: Docenten zijn sneller geneigd en in staat om bijdragen te leveren vanuit het besef dat elke bijdrage, hoe klein ook, bijdraagt aan de website.

 4. rondlopen + motiveren van docenten (ongevraagd), meer contact: zorg ervoor dat er geregeld, ook buiten de georganiseerde bijeenkomsten, op de werkvloer contact is met docenten ook ter motivatie. Neem daartoe ook zelf het initiatief. 

actie: We gaan bij elke onderwijsmanager voor elke taakgroep na welke dagdelen in de week het meest geschikt zijn voor contact zoals dat hierboven beschreven is. Zo willen we komen tot een maandindeling waarin terug te vinden is waar we wanneer te verwachten zijn. Daarnaast willen we in overleg met de onderwijsmanagers een spreekdagdeel instellen per locatie zodat we voor de docenten op vaste momenten op een vaste plek te vinden zijn. 

termijn: Na het paasweekend zoeken we contact met de onderwijsmanagers. Op vrijdag 20 april stellen we, voor de periode tot aan de zomervakantie, de maandindeling vast.

beoogd effect: De intensiteit van de contacten met de docenten wordt verhoogd. De vindbaarheid van de ondersteuners wordt vergroot. Het werken aan de taakgroep website krijgt het karakter van een doorlopend proces. 

5. minder frontale presentaties: tijdens de bijeenkomsten zal meer gelegenheid worden gecreëerd voor interactie en het generen van bijdragen of ideeën voor bijdragen.

actie: We zullen ons werkvormenrepertoire uitbreiden om zodoende ter plekke beter te kunnen inspelen op verschillende settings binnen verschillende groepsgrootten. 

(De startbijeenkomst bestaat voor een deel uit instructie. Technische problemen voortkomend uit het gebruik van InternetExplorer  kosten vaak veel tijd om te omzeilen. Dat is de reden dat we vragen de startbijeenkomst qua tijd ruim in te plannen zodat we altijd interactief kunnen eindigen. Zie de startbijeenkomst.)

termijn: Vanaf de eerstvolgende bijeenkomst - 17 april, Juridisch en Economie - kunnen we de nieuwe werkvormen inzetten.

beoogd effect: Een grotere opbrengst aan bijdragen en een beter gedeeld begrip van het belang van het werk aan de website.

6. blijf na presentaties + haal op / help: 

actie:  Bij het maken van afspraken met de onderwijsmanagers over de bijeenkomsten zullen we rekening houden met het inruimen van tijd om hulp te kunnen verlenen bij maken van bijdragen.

termijn: Vanaf de eerstvolgende bijeenkomst - 17 april, Juridisch en Ecomonie - willen we daar rekening mee houden

beoogd effect: Een grotere opbrengst en meer zelfvertrouwen bij de docenten in het plaatsen van bijdragen.

7. kleine succesjes LOM erkennen en delen:

actie: Aandacht besteden aan bijdragen op de taakgroepwebsite tijdens de bijeenkomsten en in het proceslogboek. Meer motiverende commentaren op de berichten op taakgroepwebsites leveren. De docenten wijzen op de mogelijkheid om elkaars bijdragen te becommentariëren. Verder zullen we volgende week de wachtwoorden van de taakgroepwebsites bekend maken opdat succes ook over de grenzen van de taakgroepen gedeeld kan worden.

Mooie bijdragen op taakgroepwebsites kopieren naar de website hetleidsonderwijsmodel.rocleiden.nl. 

termijn: Gaan we meteen doen

beoogd effect: Meer gevoelde waardering voor het geleverde werk, zowel van ons als van collega’s. Meer plezier in het plaatsen van bijdragen.

8. Manager Onderwijs: Beroepstrots ondersteunen:

actie: jullie tekst

termijn: jullie tekst

beoogd effect: jullie tekst

9. help op bijvoorbeeld de websites: Een aantal van de tips die voor de ondersteuners bedoeld zijn, zijn wellicht ook door de onderwijsmanagers op te pakken.

actie: jullie tekst

termijn: jullie tekst

beoogd resultaat: jullie tekst

10. blijf niet in je kantoor zitten

actie: zie punt 4

termijn: idem

beoogd resultaat: idem

11. in gesprek met BB - MT CS + ziekte Onderwijs Manager: Maak een afspraak met directeur Onderwijs CS om over de situatie bij CS te overleggen.

actie: Een verzoek om een afspraak op korte termijn is verstuurd.

termijn: per direct

beoogd resultaat: helderheid verkrijgen en verschaffen over de ontstane situatie bij de taakgroepen van CS als gevolg van wisselingen en ziekte.

12. ondersteuning door Media studenten: Maak gebruik van de expertise van studenten Media en Ontwerp bij het verbeelden van onderwijsactiviteiten.

actie: We gaan in beeld brengen, dmv tags, voor welke bijdragen de inzet van studenten Media en Ontwerp mogelijkheden biedt. We gaan in gesprek met de onderwijsmanager van Media en Ontwerp om te zien wat de mogelijkheden zijn voor ondersteuning zijn.

termijn: Het taggen start meteen na het Paasweekend. Zodra de onderwijsmanager Media en Ontwerp terug is, maken we een afspraak.

beoogd resultaat: Op elke taakgroepwebsite staat kwalitatief hoogstaand beeldmateriaal van onderwijsactiviteiten.

13. Onderwijs Managers: belast de onderwijsondersteuners niet buiten hun gebied, help ze bij hun rol

actie: jullie tekst

termijn: jullie tekst

beoogd resultaat: jullie tekst

 (nu,16 juli 2013, geen idee meer waar dit op sloeg)

14. gedraag je als een PR - man: Draag in daad en praat steeds de onderwijsvisie uit

15. maak toegankelijkheid van de website via portaal eenvoudiger:

actie: We gaan een organogram maken van alle websites die rondom dit traject gebouwd zijn. Dat organogram komt op het portaal te staan. 

termijn: Vóór 25 april wordt het organogram aangeboden om op het portaal te worden gepubliceerd.

beoogd resultaat: De websites zijn gemakkelijker te vinden waardoor ook de bezoekersaantallen zullen toenemen. 

16. Onderwijsmanager: Formuleer de ‘opdracht’ / DOEL met / rondom TROTS. De website is van de taakgroep.

actie: jullie tekst

termijn: jullie tekst

beoogd resultaat: jullie tekst

17. Stokje doorgeven: Vraag iemand een bijdrage te plaatsen en vraag vervolgens het verzoek om een bijdrage te plaatsen door te geven aan een collega.

actie: We vragen aan elke onderwijsmanager om binnen één week als eerste op de eigen taakgroepwebsite een bijdrage te plaatsen. Vervolgens vragen we de onderwijsmanager aan twee collega’s hetzelfde te vragen. Die twee collega’s zetten binnen één week elk één nieuw bericht op de website en vragen elk twee collega’s het zelfde te doen. Enzovoort. Zodra iedereen een keer geweest is, of zodra het stokt, begint de onderwijsmanager weer als eerste. 

termijn: Het verzoek doen we bij dezen aan de onderwijsmanagers. 

beoogd resultaat: 

Een snel groeiende verzameling bijdragen. 

Een van de tips om een versnelling aan te brengen voor het vullen van de taakgroepsites is het fenomeen 'de estafette'. Een docent wordt expliciet uitgenodigd om een bijdrage te leveren over een met name genoemde onderwijsactiviteit (vaak geinitieerd door de onderwijsmanager). Na het plaatsen van eht bericht wordt tevens gevraagd wie van de collega's vervolgens kan worden uitgenodigd voor het leveren van een bijhdrage. Tot nu toe werkt deze tactiek. We gaan er dan ook mee door.

Michel Jehee

De afgelopen periode is er een perspectief verschuiving opgetreden. Van een teambenadering om de taakgroepsites te laten zien instructie te geven hoe berichten op de site te zetten en te brainstormen welke berichten op de site kunnen komen naar een tactiek om berichten daadwerkelijk op te halen bij de individuele docenten. Door het gesprek te voeren over hun onderwijs en de bijbehorende onderwijsactiviteiten worden mensen zich bewuster van activiteiten waar ze in het kader van hun onderwijs tevreden over zijn. Deze voorbeelden worden opgepakt en door de ondersteuners op de site gezet. De andere kant van de medaille is dat het langer duurt voor taakgroepen beseffen dat de taakgroepsite ook daadwerkelijk van de taakgroep zelf is. Maar de nieuwe strategie is te typeren als: laten zien, overtuigen en daarna langzaam de site overdragen aan de taakgroep. Het blijft dus zaak om voor de vakantie een verificatiesessie te beleggen met de onderwijsmanager en liefst met de taakgroep om de stand van zaken ten aanzien van ed gevulde taakgroepsite te bespreken. De vraag die dan centraal staat is: "Geeft de tot dan toe gevulde site een representatief beeld van het onderwijs zoals dat verzorgd wordt dor de taakgroep"? Geen nadere vraag dus dan eerder bedacht maar wel op basis van materiaal dat voor een groot deel door de ondersteuning is gegenereerd aangevuld door berichten van taakgroepleden. Een noodzakelijke stap om in het nieuwe cursusjaar een volgende fase in te kunnen gaan. 

Michel Jehee

De eerste reflectiesessie bij de taakgroepen economie en juridisch is afgelast. Hoewel het onderwerp van belang wordt geacht krijgt 'focus op vakmanschap' prioriteit. Blijkbaar is de drukte aan het toenemen voor taakgroepen en onderwijsmanagers. Tijdens de mededeling is aangekondigd dat de ondersteuners direct mensen zullen aanspreken op het leveren van een bijdrage. 'We maken een afspraak en we gaan naast elkaar zitten om een bericht op te stellen en te plaatsen opde taakgroepsite' . Een tip van de onderwijsmanagers om de strategie aan te passen hebben we zo geconcretiseerd. De andere tips en bijbehorende acties zijn 'onderhanden'. 

Er is wat ongerustheid over de onderwijsuitvoering indien wordt overgeschakeld naar een nieuwere versie van internet explorer (IE8) blijven de applicaties wel draaien. Ik heb verwezen naar de helpdesk en ben zelf op zoek gegaan, je kunt switchen tussen versies (IE7 en IE8) dat mag het gebruik dus niet in de weg staan. Dat ook gemeld aan de taakgroep. De mededeling werd bijna een agendapunt. 

Michel Jehee

Vanmorgen is de taakgroep Pedagogisch medewerker Kinderopvang gestart. Het was een uitstekende bijeenkomst. De betrokkenheid van de groep was uitstekend. Telkens weer relevante vragen die precies pasten in het doel van de bijeenkomst. Erg plezierig om te merken dat de mogelijkheden die dit traject het onderwijs biedt uit de groep naar voren komen voor ik ze zelf ga benoemen. 

4 april gestart na een gesprek met Swanette en Jan nu een sessie waarin doel en werkwijze zijn toegelicht. Mensen teamlid gemaakt en al wat berichten gepost. De werkwijze is aan de taakgroep, bij bouwtechniek gaan 2 collega's scouten en plaatsen. In een vervolgsessie gaan we de bijdragen bespreken en kijken wat vervolgstappen kunnen zijn.

Michel Jehee

Vrijdag 30 maart 8 uur enthousiaste start met de taakgroepsite. Handen uit de mouwen, iedereen snel teamlid gemaakt. Doel en werkwijze waren duidelijk en verder gebrainstormd over ideeen voor op de site. Direkt na de meivakantie weer afgesproken om de boel te bekijken en te bespreken.

Michel Jehee

Donderdag 29 maart gestart. De taakgroep heeft een klein kernteam met relatief veel docenten die een klein deel van het curriculum uitvoeren maar een andere taakgroep als thuisbasis hebben. Het gevoel is aanwezig dat het werk gedaan moet worden door een zeer beperkt team. Dat geeft een gevoel van hoge werkdruk. Verder spelen een aantal andere zaken die ervoor zorgen dat er naast het uitvoerende werk nauwelijks tijd is om te reflecteren op het werk. De taakgroep ziet wel mogelijkheden en is van mening dat het zin heeft om over voorbeelden van concrete onderwijsactiviteiten met elkaar te praten. Maar het kostte wat overredingskracht om het beeld van 'spielerei' weg te nemen. Voorlopig gaan de docenten mailen en komt er op korte termijn een vervolg.

Michel Jehee

 spielerei (Woordpost - Onze Taal)

#end